Très utilisé dans le langage courant, le briefing ou le brief est un anglicisme désignant l’exposé écrit ou oral, d’un projet et des problématiques rencontrées. Il fixe des objectifs précis afin de mener un projet à son terme.
Le brief prend le plus souvent la forme de réunions d’information afin d’échanger avec les différents acteurs d’un projet en cours.
Le brief est le moyen privilégié d’un kick-off meeting. Destiné à différents destinataires tels qu’un prestataire, un chef de projet, un client, ou une équipe, le brief s’applique à de nombreux métiers et participe à l’établissement du cahier des charges d’un projet.
Le brief doit être clair et percutant afin d’exposer succinctement les étapes d’un projet ainsi que les problématiques à solutionner. Selon l’auditoire, il n’est pas toujours facile de savoir comment réaliser un brief efficace. Voyons dans cet article quel est le contenu d’un brief impactant et comment le réaliser quels que soient les destinataires.
Qu’est-ce qu’un briefing ?
Le brief est le socle de la réussite d’un projet. Il est le support, sous forme écrite et orale qui permet de décrire clairement la finalité d’un projet.
Le brief présente l’intérêt majeur de s’adapter à tous les types de projets : mettre en place un processus de recrutement, produire un film, lancer un nouveau produit/service, organiser un événement etc.
Le brief fait écho au cahier des charges communiqué aux différents acteurs du projet. En effet, le brief s’adresse aux personnes ayant un rôle spécifique dans le cadre du projet. C’est pourquoi il doit être pertinent, concis et clair afin d’engager les participants au projet.
Le brief impacte positivement le déroulement d’un projet en :
- ciblant rapidement les problématiques du projet ;
- recueillant les avis de l’équipe et des principaux participants au projet ;
- en favorisant la cohésion de groupe autour du projet ;
- recueillant les critiques constructives des différents acteurs afin d’améliorer le déroulement du projet ;
- présentant les rôles de chaque acteur du projet ;
- facilitant la coordination du projet ;
- motivant les participants au projet ;
- mettant à jour l’évolution régulière du projet.
Les caractéristiques d’un brief impactant
Afin d’impacter un auditoire, un brief doit être clair en présentant 3 principales caractéristiques :
- être structuré
- être cohérent ;
- être synthétique.
Le brief est le point de départ d’une relation sécurisante pour les parties au projet.
Lorsque le brief est réalisé entre prestataires et clients, il permet de vérifier que le projet répond bien aux orientations et aux besoins du client.
Le prestataire expose via son brief, son plan d’action ainsi que sa proposition tarifaire.
Qu’il s’agisse du client ou du prestataire, la réalisation d’un briefing révèle l’importance d’un projet et suscite l’engagement des parties.
Concevoir un brief efficace étape par étape
Faire un brief de qualité nécessite une préparation étape par étape :
Présenter le projet :
C’est la première étape qui permet d’introduire le projet. Elle expose le titre du projet, et sa teneur. Cette première étape est relativement brève, elle est une simple introduction des étapes qui suivent.
Formaliser les objectifs du projet :
Cette deuxième étape entre dans le vif du sujet en ciblant les objectifs du projet à atteindre.
Plusieurs objectifs peuvent être identifiés afin de catégoriser les objectifs prioritaires et les objectifs secondaires.
Cette étape est importante et doit clairement être exposée, car elle constitue la boussole du projet. Les participants au projet appliquent en effet, les directives du cahier des charges selon le ces objectifs prédéfinis.
Les objectifs sont généralement déterminés par les besoins et les problématiques phares du projet.
Replacer le contexte du projet :
Selon la nature du projet et les parties concernées, le brief doit mettre en avant le contexte dans lequel se déroulera le projet : développement d’une marque ou bien mise en place de stratégies concurrentielles par exemple.
Par ailleurs, lorsqu’il s’agit d’un projet engageant une entreprise cliente, un brief percutant doit mettre en avant l’identité de l’entreprise ainsi que ses valeurs et son image de marque, car le projet est souvent imprégné de l’ADN de l’entreprise.
La fluidité d’un brief relève d’un contenu tenant compte de l’ensemble de ces éléments.
La structuration et l’organisation du projet :
Cette étape est essentielle afin d’organiser le plan d’action du projet. Elle permet de donner une visibilité aux différents participants sur le déroulement du projet.
Le brief permet d’exposer les étapes successives du déroulement du projet en établissant le calendrier prévisionnel de travail.
De même, les échéances et dates butoirs du projet (réunions, validations etc) sont mentionnées par le brief afin de structurer et d’organiser les différents stades du projet.
Identifier les acteurs du projet et leur rôle :
Enfin, le brief évoque les différents acteurs du projet. Il s’agit de référencer les personnes qui sont, selon leur mission, en charge du projet.
Cette étape du brief mentionne également les règles encadrant le projet en se référant aux documents techniques annexes, consignes et autres contraintes à respecter.
Le brief est une pratique adoptée par différents secteurs professionnels. En effet, il peut autant s’adresser aux salariés d’une entreprise réunis autour d’un projet spécifique, qu’au prestataire externe lorsque le brief est réalisé par le donneur d’ordre d’une mission.
Si le brief s’apparente fortement à un cahier des charges, il s’en différencie par sa forme allégée car il doit faire preuve de concision pour être percutant et compris par ses destinataires.