L’aboutissement de tout projet demande une planification rigoureuse.
Le succès d’un projet nécessite en effet de déterminer les objectifs visés et de coordonner l’ensemble des acteurs participant à sa réalisation. C’est dans ce but qu’une réunion de lancement de projet, aussi connu sous l’anglicisme kick-off meeting est organisée.
Au cours de cette réunion, le chef de projet qu’il soit en freelance ou en interne a un rôle fondamental car il doit à la fois convaincre et rassurer l’ensemble des acteurs engagés dans le projet et s’assurer de leur adhésion durant tout le déroulement du projet.
La réunion de lancement de projet est primordiale car elle permet de déterminer les missions de chaque acteur, de définir les règles inhérentes au projet ainsi que le budget et les ressources nécessaires.
En posant les fondations du projet, cette réunion permet d’accorder tous les participants sur les objectifs et de donner une vision claire du projet.
Quel est l’intérêt d’une réunion de lancement de projet et comment la réussir ? Voyons dans cet article les différentes étapes qui font d’un kick-off meeting une réussite.
Lancement de projet : l’importance d’une réunion initiale
Avant le démarrage d’un projet, la réunion de lancement permet de poser les fondations du projet et de donner le ton du projet.
Elle détermine sa durée mais aussi les rôles et les missions de chaque intervenant.
Par ailleurs, cette réunion est essentielle car elle a aussi pour but de fixer les dates de début et de fin du projet ainsi que les dates butoires au cours du projet.
Elle permet par ailleurs de réunir tous les acteurs du projet tels que le client, les fournisseurs, les parties prenantes, les responsables ainsi que l’équipe projet. Le responsable du projet peut ainsi vérifier l’adhésion de chaque participant aux objectifs visés par le projet.
Moment d’échange et de dialogues, le kick-off meeting vise à définir et partager les caractéristiques et les éléments spécifiques du projet tels que :
- les bonnes pratiques et les règles de fonctionnement ;
- le plan d’action/plan du projet ;
- le calendrier ;
- les attentes des différentes parties ;
- les échéances importantes du projet ;
- les difficultés et les risques potentiels liés à la réalisation du projet.
Les étapes de préparation d’une réunion de lancement
Une réunion de lancement de projet ne peut pas être improvisée. Les enjeux sont souvent importants et le projet engage des acteurs différents : clients, fournisseurs, équipe du projet, chef de projet et sous-responsables du projet.
Généralement responsable de la tenu de la réunion, le chef de projet doit établir un ordre du jour devant répondre aux questions centrales suivantes :
- Quel est le contexte du projet ?
- Quel est le but du projet ?
- Quel est le périmètre du projet ?
- Quel est le plan d’action ?
- Qui sont les intervenants du projet ?
- Comment se passera la collaboration ?
- Quel est le résultat final attendu ?
Le chef de projet doit être préparé à répondre aux différents intervenants dont les interrogations sont souvent ciblées selon les compétences et les rôles de chacun d’entre eux.
Pour répondre à ces interrogations, 4 étapes principales permettent de structurer efficacement une réunion de lancement :
Étape 1. Définir la feuille de route du projet ou le plan de projet
Le plan du projet / feuille de route du projet répond à des questions précises :
- Quels sont les objectifs visés par le projet ?
- Quel est la planification du projet : date de début et date de fin du projet ?
- Quelles sont les dates butoires du projet ?
- Quel est le budget prévisionnel affecté au projet ?
- Qui compose l’équipe du projet ?
- Quels sont les rôles et missions de chacun des membres de l’équipe ?
- Quels sont les autres services intervenant dans le projet : ressources humaines etc.
- Le projet présente t-il des risques juridiques, financiers, matériels ? etc.
Une fois présenté et validé par tous les participants du projet, le plan de projet constitue le cahier des charges de référence du projet.
Étape 2. Réunir l’équipe de projet
Le projet ne peut pas être réalisé sans une équipe qui y est dédiée.
Le responsable du projet doit faire en sorte que les membres de l’équipe s’entendent bien et que leurs compétences soient complémentaires pour mener à bien le projet.
Le kick-off meeting permet ainsi de présenter les rôles et missions de chacun des membres de l’équipe afin d’assurer une cohésion de groupe.
Mettre à disposition une liste avec les coordonnées de chaque intervenant permet de faciliter les échanges durant le déroulement du projet.
Étape 3. Présenter les origines du projet
Une réunion de lancement de projet réussie doit rappeler les motivations initiales du projet. Cette étape vise à expliquer aux acteurs du projet quels sont les enjeux présents et à quelles problématiques le projet doit répondre.
Il s’agit en d’autres termes de rappeler le contexte du projet et ses objectifs, une étape très importante qui donne du sens au projet et qui motive les équipes.
Étape 4. Présenter le déroulement du projet et définir sa portée
Dans cette dernière étape, le chef de projet se focalise dans un premier temps sur les étapes clefs du projet ainsi que les différentes échéances prévues.
Les méthodes de gestion de projet choisies telles que les logiciels de gestion de projet sont également présentées aux intervenants à l’occasion du kick-off meeting. Une information centrale qui doit être clairement expliquée à tous les intervenants du projet qui seront amenés à utiliser ces logiciels de gestion tout au long du projet.
Enfin, le chef de projet expose la portée du projet c’est-à-dire les attentes de chacune des parties au projet et quel est le résultat final escompté.
Qu’il s’agisse des membres du comité de pilotage du projet ou bien des clients et fournisseurs, chacun des participants du projet doit s’accorder sur les conditions de réalisation du projet et son objectif final.
La qualité d’un kick-off meeting participe grandement à la réalisation d’un projet. Même si le projet doit être réajusté durant son déroulement, la bonne coordination des équipes et la clarté d’un cahier des charges permettent de mener à son terme les projets les plus ambitieux.