Lorsqu’on démarre une activité indépendante, il est souvent nécessaire d’investir dans du matériel. Cet investissement, indispensable pour bien lancer son activité, pourra ensuite être amorti grâce aux revenus générés.
Les besoins en matériel varient en fonction du type d’activité, mais un équipement de base est souvent requis. L’ordinateur est généralement l’outil incontournable, car, aujourd’hui, presque toutes les activités nécessitent un ordinateur pour la gestion, la communication, ou encore les tâches créatives. À moins de posséder déjà un ordinateur en bon état, l’achat d’un nouveau modèle est très souvent nécessaire pour commencer l’activité dans de bonnes conditions.
Pour bien gérer ses achats de matériel, il est important de bien choisir son statut juridique. En société, il est possible de déduire ces frais, alors qu’en micro-entreprise, cette option n’est pas disponible. Le portage salarial, quant à lui, permet une gestion souple des frais, tout en offrant de nombreux avantages en termes de sécurité et de simplification administrative.
Comment optimiser la gestion des achats de matériel professionnel pour une activité indépendante, et en quoi le portage salarial facilite-t-il cette gestion ? Réponses dans cet article.
Frais d’équipement en portage salarial : comment ça fonctionne ?
- La possibilité de remboursement de certains frais
Le remboursement des frais en portage salarial constitue un avantage majeur pour le consultant, qui peut déclarer l’achat de matériel destiné à son activité comme frais de fonctionnement.
Ces frais sont remboursés et déduits du chiffre d’affaires. De plus, une fois remboursés, ces montants sont exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu, ce qui signifie qu’aucune charge n’est appliquée sur ces sommes.
- A titre d’exemple, un consultant en portage salarial qui réalise un chiffre d’affaires de 6 800 euros avec un pourcentage de rémunération de 50 %, sans frais professionnels, son net à payer serait de 3 400 euros (50 % de 6 800 euros), et la société de portage percevrait 3 400 euros pour couvrir les charges et les frais de gestion.
S’il investit dans un ordinateur à 1540 euros, le calcul du salaire se fait sur un chiffre d’affaires de 5 260 euros (6 800 euros – 1 540 euros).
Ainsi, avec un pourcentage de rémunération de 50 %, le consultant recevrait 2 630 euros (50 % de 5 260 euros). Les 1 540 euros correspondant à l’achat de l’ordinateur seraient remboursés en plus du salaire brut.
Résultat, le consultant obtiendrait un net à payer de 4 170 euros (2 630 euros + 1 540 euros), au lieu de 3 400 euros, grâce à l’optimisation des frais professionnels.
Cela permet au consultant d’optimiser ses finances mais il faut préciser que tous les achats professionnels ne sont pas automatiquement pris en charge pas les frais professionnels. Il y a des conditions et nous y reviendrons.
Il faut par ailleurs souligner que la déclaration de frais professionnels, réduisant le chiffre d’affaires soumis aux cotisations sociales, entraîne une diminution automatique des cotisations sociales. Par conséquent, en déclarant trop de frais, la base de calcul des cotisations sociales est réduite, ce qui impacte les droits à la retraite et les indemnités chômage.
- La possibilité de déduire la TVA
La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est une taxe sur la consommation payée lors de l’achat de biens ou de services. En tant que consultant en portage salarial, le consultant peut récupérer la TVA sur ses achats professionnels, car il l’utilise pour son activité professionnelle. C’est ce qu’on appelle la TVA déductible.
Dans notre exemple :
- Prix TTC : 1 540 €
- Montant HT : 1 283,33 €
- TVA (20 % de HT) : 256,67 €
Aussi, la société de portage reverse la TVA déductible de 256,67 € sur le compte d’activité du consultant. Cela signifie que cette somme est récupérée, car c’est un remboursement de taxe déjà payée.
La société rembourse la totalité de l’achat, soit 1 540 € TTC, sur le compte personnel du consultant. Cet argent est utilisé pour financer l’achat de son matériel professionnel.
Enfin, la société de portage déduit les 1 283,33 € HT du chiffre d’affaires du consultant. Ces 1 283,33 € HT ne seront donc pas soumis aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu, réduisant ainsi le revenu brut soumis à ces prélèvements.
Par conséquent, cet achat revient à 1 283,33 € HT au lieu de 1 540 € après optimisation des frais professionnels, grâce à la récupération de la TVA et à la déduction des frais professionnels.
Quel type de frais peuvent être remboursés ?
Dans le cadre du portage salarial, il existe deux catégories de frais :
- Les frais de mission :
Ce sont les dépenses liées à une mission spécifique et généralement remboursées par le client tels que :
- Les déplacements professionnels (transport, carburant, péages, vols, etc.) pour se rendre sur le site de la mission.
- L’hébergement pendant la mission (hôtel, location, etc.).
- Les repas pris en dehors du domicile pendant les missions.
- Les frais de communication (abonnement téléphonique, internet) utilisés spécifiquement pendant la mission etc.
Le consultant porté prend en charge ces frais dans un premier temps, puis les refacture au client. Ces dépenses sont alors remboursées en plus de ses honoraires.
- Les frais professionnels ou de fonctionnement :
Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le consultant pour le bon déroulement de son activité quotidienne, mais qui ne sont pas directement liées à une mission spécifique.
Ces frais concernent tout ce qui est nécessaire pour exercer la profession de consultant en portage salarial de manière générale tels que :
- Matériel de bureau (ordinateur, mobilier, fournitures comme des ramettes de papier, encre, etc.).
- Abonnement internet et téléphonie nécessaires pour l’activité.
- Aménagement d’un espace de travail à domicile (bureau, chaise ergonomique, étagères, etc.) etc.
Les frais professionnels ne sont pas directement remboursés par le client, mais peuvent être déduits du chiffre d’affaires du consultant. Ils ne sont pas directement liés à une mission spécifique mais peuvent être déclarés pour réduire le revenu imposable et les cotisations sociales.
Les frais liés à l’aménagement et à l’équipement d’un espace de travail à domicile dans le cadre du télétravail sont également considérés comme des frais de fonctionnement.
Zoom sur les frais d’acquisition de matériel : des frais professionnels particuliers
Les frais liés à l’acquisition de matériel font partie d’une catégorie spécifique de frais professionnels.
Ces dépenses sont exonérées d’impôt et ne sont pas soumises aux cotisations sociales, tant patronales que salariales.
Ces frais peuvent inclure, par exemple :
- Le remplacement de matériel endommagé ou cassé.
- L’achat de matériel ou de mobilier mieux adapté à l’activité professionnelle.
Pour pouvoir les déclarer comme frais professionnels, il est impératif de fournir des justificatifs pour chaque dépense engagée.
Zoom sur les frais professionnelles liés au matériel informatique
Il s’agit de l’achat d’équipements informatiques indispensables à l’activité professionnelle du consultant en portage, notamment :
- Les ordinateurs
- Les périphériques informatiques : tels que les imprimantes et les souris.
- Tels que les téléphones, tablettes etc
Seuls les achats ayant un lien direct avec l’activité professionnelle du consultant en portage salarial peuvent être déclarés comme frais de matériel professionnel. En d’autres termes, les équipements, outils et biens achetés doivent être utilisés exclusivement dans le cadre de l’exercice de l’activité du consultant.
Zoom sur les frais de fournitures et consommables : des frais professionnels indispensables
Le consultant en portage salarial qui engage des dépenses pour des fournitures indispensables à l’exercice de sa mission, telles que des ramettes de papier, des cartouches d’encre ou des articles de papeterie, peut les déclarer en notes de frais.
La déduction de ces achats est soumise à plusieurs conditions :
- Être directement liés à la mission du consultant.
- Être justifiés par des factures.
- Être exceptionnels.
Zoom sur les frais de mobilier pour le télétravail : conditions de déductibilité
Lorsque le consultant travaille depuis son domicile, l’acquisition de mobilier adapté au télétravail peut être indispensable. Pour que ces frais de mobilier soient déductibles de son chiffre d’affaires (CA), ils doivent être directement liés à son activité professionnelle.
Le consultant devra fournir les justificatifs d’achat à la société de portage. Les dépenses admissibles peuvent inclure :
- Un bureau ergonomique (chaise et bureau adaptés)
- Étagères et meubles de rangement
- Lampe de bureau, etc.
Zoom sur les frais liés à un local à des fins professionnelles
Lorsqu’un consultant en portage salarial utilise un local exclusivement dédié à son activité professionnelle, il peut déduire les dépenses liées à ce local de son chiffre d’affaires, en les incluant dans ses frais professionnels.
Ces dépenses couvrent les coûts nécessaires pour mettre le local en conformité avec les normes professionnelles (par exemple, des travaux d’électricité ou de plomberie), ainsi que pour le rénover ou l’aménager en fonction de ses besoins.
Ces dépenses sont considérées comme exceptionnelles, car elles sont ponctuelles et doivent être justifiées par des documents ou des factures appropriées.
Quelles conditions pour déduire les frais professionnels du CA ?
Les frais professionnels peuvent être déduits du CA du consultant si :
– La dépense n’excède pas 30 % du salaire brut.
– Elle est en lien direct avec l’activité professionnelle.
– Les factures d’achats doivent être transmises à l’entreprise de portage salarial.
Avantages : comment les frais de fonctionnement remboursés augmentent le salaire net sans impôt ni charges sociales ?
Les frais de fonctionnement remboursés ne sont ni soumis à l’impôt sur le revenu ni aux charges sociales, ce qui représente une méthode avantageuse pour optimiser le salaire du consultant. En déclarant ces frais professionnels, vous augmentez ainsi le montant de votre salaire net à recevoir.
Points clés pour le remboursement des achats de matériel Informatique en portage Salarial
Il existe plusieurs éléments à ne pas négliger lorsqu’un consultant en portage salarial souhaite obtenir le remboursement de ses frais professionnels liés à l’achat de matériel informatique.
Tout d’abord, le salarié porté doit être vigilant à bien indiquer l’adresse de facturation au nom de la société de portage.
Ensuite, il est lui est conseillé de se tenir informé des dernières tendances et innovations en matière de matériel informatique. Cela permet de choisir des équipements performants et adaptés aux besoins professionnels et d’éviter l’obsolescence précoce. Aussi, il est important de comparer les prix et les caractéristiques techniques des différents modèles disponibles, afin de faire un choix éclairé.
Une autre option pour réduire les coûts consiste à opter pour du matériel reconditionné ou d’occasion. Cela permet aux travailleurs en portage salarial de réaliser des économies tout en acquérant du matériel fonctionnel.
Enfin, il est déterminant de vérifier la compatibilité du matériel avec les logiciels professionnels utilisés tel qu’un logiciel comptable par exemple.
Textes de référence :
- Articles L1254-1 à L1254-31 Code du travail
- Frais professionnels – Boss.gouv.fr