Les entreprises possèdent de nombreuses informations sur les différents acteurs avec lesquels elles interagissent : clients, fournisseurs, employés, sous-traitants etc.
La collecte de ces données (aussi appelées Data) présente un enjeu majeur pour les entreprises car elle leur permet d’une part de mieux comprendre le marché sur lequel elles se positionnent et d’autre part d’affiner leur audience cible. Les données ainsi collectées permettent aux entreprises de se démarquer de la concurrence.
S’il est vrai que la collecte et l’exploitation des données est un levier de performance puissant, cela reste un outil devant être encadré par une bonne gouvernance et une bonne gestion des données.
La Data connaît ses limites mais l’engouement pour ce nouvel outil décisionnel et concurrentiel aveugle parfois les entreprises sur les contraintes et les pièges existants.
En effet, la collecte des données doit avant tout concilier fiabilité, accessibilité et respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui impose leur confidentialité.
En outre, l’exploitation de ces données est dépendante d’un système complexe plus vaste nécessitant d’autres outils d’exploitation pour parvenir à des résultats pertinents.
La Data repose enfin sur des statistiques or celles-ci ne peuvent pas toujours prédire exactement tous les comportements humains souvent aléatoires et/ou irrationnels.
Nous verrons dans cet article quelles sont les bonnes pratiques que les entreprises peuvent mettre en place pour assurer une bonne gouvernance et une bonne gestion de leurs données.
Gouvernance des données et gestion des données : des notions différentes mais complémentaires.
La gestion des données est à la base du cycle de vie des données dans l’entreprise. Ce terme regroupe l’ensemble des pratiques permettant la construction d’un cadre destiné à l’importation, le stockage, l’exploration et l’archivage des données nécessaires aux activités de l’entreprise.
La gestion des données permet aussi de vérifier la fiabilité des données récoltées ainsi que leur mise à jour.
La gouvernance des données (ou Data Governance)est un ensemble de procédures et d’organisations encadrant la collecte et l’utilisation des données.
Elle fixe les règles et les normes visant à appliquer les obligations légales nationales et européennes et détermine l’usage qui est fait des données collectées pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
Concrètement, la gouvernance des données permet notamment l’accès sécurisé des utilisateurs ainsi que la sauvegarde des données. Les procédures mises en place doivent également assurer l’intégrité des données ainsi que leur confidentialité.
Enfin, la gouvernance des données permet d’établir les responsabilités de chacun des acteurs de l’entreprise.
La gestion et la bonne gouvernance des données fait partie de la Responsabilité numérique des entreprises, composante désormais incontournable de la Responsabilité sociale des entreprises (RSE). L’Institution France stratégie rappelle à ce sujet l’importance du rôle des entreprises dans la collecte et la gestion des données.
Les enjeux d’une bonne gouvernance des données
- Les enjeux temporels et financiers
Une bonne gouvernance des données permet tout d’abord de gagner un temps précieux en classifiant les différents acteurs qui interagissent avec l’entreprise tels que les clients, le personnel de l’entreprise, les fournisseurs et autres sous-traitants.
Elle contribue aussi à centraliser les informations collectées par d’autres outils de marketing, vente, finance, analytiques etc.
- Les enjeux préventifs liés au Règlement général de la protection des données (RGPD)
La gouvernance des données est un outil central pour l’application du Règlement général de la protection des données (RGPD).
Rappelons que depuis le 25 mai 2018, le Règlement général relatif à la protection des données (RGPD 2016/679 du 27 avril 2016) est entré en vigueur afin de protéger les droits et libertés des individus. Il concerne toutes les entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles.
La notion de données personnelles regroupe des informations variées telles que : les nom, prénom ; numéro et référence client ; numéro de téléphone ; numéro d’immatriculation pour la gestion d’un parking ; donnée biométrique ; numéro de sécurité sociale ; date de naissance ; adresses IP et Mac etc.
La Responsabilité numérique des entreprises est primordiale dans le cadre de l’application du RGPD or, seule une bonne gouvernance des données permet une mise en conformité au RGPD.
En effet, les entreprises sont tenues de structurer les informations collectées afin de déterminer quelles sont les données à sécuriser. Le RGPD préconise la traçabilité et le droit à l’oubli, c’est-à-dire la suppression totale des données personnelles des utilisateurs au bout d’un certain temps.
Les sanctions pour non-conformité au RGPD sont sévères et seules une bonne gouvernance et une bonne gestion des données permet l’application du RGPD.
- Les enjeux de performance
La gouvernance des données vise à collecter des données pertinentes et valides, ce qui en fait un levier de performance efficace.
En outre, le RGPD recommande l’usage d’un KPI (Key Performer Indicator ou indicateur clé de performance), afin de mesurer la qualité de ces données.
Elle permet par ailleurs une optimisation des outils analytiques.
Les bonnes pratiques d’une gouvernance des données réussie
- Etablir un bilan de l’état de gestion des données dans l’entreprise
Il s’agit d’analyser l’état de gestion des données dans l’entreprise afin de savoir ce qui doit être amélioré dans le cadre des process et des systèmes déjà mis en place.
Une analyse efficace doit révéler si les process mis en place sont suffisants et s’ils répondent bien à la réglementation.
- Désigner les acteurs et leurs responsabilités dans le cadre de la gouvernance des données
Cette étape consiste à définir les différents acteurs ainsi que leur rôle dans la stratégie de gouvernance mise en place.
Le rôle du Chief Data Officer CDO (ou Directeur des données), est une fonction de dirigeant particulièrement importante et incontournable ces dernières années.
Sa principale fonction est de recueillir et d’analyser l’ensemble des données collectées afin de cibler celles qui participent efficacement à la stratégie opérationnelle et organisationnelle de l’entreprise. Il doit notamment vérifier l’intégrité des informations recueillies.
- Mettre en place une stratégie de gouvernance
Cette étape est fondamentale car elle permet de mettre en place un cadre externe (réglementation nationale et européenne) et un cadre interne (Charte et politiques de gouvernance, éthique, règles, normes, technologies utilisées, implémentation etc) dans l’entreprise selon les enjeux stratégiques de l’entreprise.
Concrètement, l’entreprise peut mettre en place un catalogue de données (ou Data Catalog) et un dictionnaire de données.
Le Data Catalog permet aux équipes de l’entreprise de disposer d’un accès rapide aux données entreposées dans les systèmes data. Le dictionnaire de données précise l’utilisation du catalogue de données.
- Suivre l’évolution de la stratégie de gouvernance des données
Suivre l’évolution de la stratégie de gouvernance des données est indispensable pour évaluer l’efficacité à moyen / long terme des mesures mises en place. Selon les résultats, la stratégie peut être réajustée afin de mieux atteindre les objectifs de l’entreprise.
La gouvernance des données et la gestion des données doivent être régulièrement suivies car elles font partie d’un processus continu.
L’évolution du domaine de la Data est constante et de plus en plus rapide nécessitant une adaptation permanente des réglementations nationales et européennes c’est pourquoi, les entreprises doivent veiller à réajuster régulièrement leur programme de gouvernance des données afin d’être en conformité avec les réglementations applicables.
Textes de référence :