Le guide du coworking pour travailleurs indépendants

Qu’est-ce que le coworking ?

Le coworking désigne une modalité d’organisation du travail où un réseau de travailleurs indépendants partage un espace de travail partagé ou collaboratif. Avec la digitalisation de divers métiers, le nombre de freelances croît d’année en année. Ainsi, des initiatives et des solutions aux problématiques qu’ils rencontrent dans la gestion et l’organisation de leur travail ont vu le jour.

Le coworking est adapté aux freelances et aux nomades digitaux issus de différents secteurs d’activité :

• développeurs web et applicatifs ;
• devOps ;
• copywriters ;
• rédacteurs web ;
• consultants en marketing ;
• coachs et psychothérapeutes ayant digitalisé leur activité ;
• etc.

Un « coworking » peut désigner un espace de travail partagé, ou si l’on utilise un anglicisme, un espace de cotravail.

Avantages du coworking pour les travailleurs indépendants

Pourquoi opter pour le coworking lorsqu’on est freelance ?

Le coworking résout différentes problématiques rencontrées par les travailleurs dans le contexte du freelancing. Celles-ci sont d’ordre organisationnel et social principalement :

• la difficulté à séparer la vie personnelle de la professionnelle dans le cadre d’un télétravail à domicile ;
• le sentiment de solitude et d’isolement en cas de travail prolongé chez soi ;
• l’incapacité à se poser un cadre de travail propice à la concentration et à la productivité ;
• le besoin d’accéder à un espace privatisé pour les réunions avec les clients ou les prospects ;
• le besoin de tisser du lien avec des professionnels rencontrant les mêmes challenges au travail.

Les espaces de coworking offrent la possibilité d’utiliser des équipements professionnels et des salles de réunion à moindre coût :

• wi-fi ;
• imprimantes ;
• vidéoprojecteurs ;
• bureaux ;
• espaces de réunion cloisonés, pour les rencontres nécessitant plus de confidentialité.

Par ailleurs, les espaces de travail partagé offrent un terrain propice à l’échange et aux rencontres. Ils permettent également de tisser des liens professionnels ouvrant sur des opportunités de missions et de potentiels projets avec d’autres travailleurs indépendants. Enfin, des communautés de coworkers s’organisent entre elles pour mettre en place des évènements et des rencontres professionnelles ou extraprofessionnelles pouvant profiter à leurs membres.

Est-il possible d’accueillir ses clients et partenaires au sein d’un coworking ?

L’accueil des clients ou de collaborateurs au sein des coworkings est tout à fait possible. La plupart des espaces de travail partagé proposent des salles de réunion à réserver ou à louer (varie selon la grille tarifaire de l’entreprise de coworking).

Il est recommandé de vérifier les modalités d’accueil de personnes tierces au sein des locaux de travail collaboratif. Celles-ci peuvent être :

• des clients ;
• des prospects ;
• des partenaires ou des collaborateurs.

Au sein des salles de réunion louées ou réservées, les freelances peuvent profiter de :

• la présence d’un matériel dédié aux visioconférences (connexion internet, wi-fi, vidéoprojecteurs) ;
• une isolation suffisante garantissant des échanges en toute discrétion et confidentialité ;
• l’accès à des photocopieurs, des tableaux et d’autres outils facilitant l’échange et la communication entre collaborateurs.

Les travailleurs indépendants peuvent également opter pour ces lieux de rencontre privatisés afin d’organiser des évènements professionnels de type atelier. En effet, les réservations de salles de réunion peuvent se faire sur plusieurs heures. Il convient cependant de vérifier si l’accès à la salle est limité et si l’utilisation du matériel est gratuite ou doit être prise en charge par les freelances qui souhaitent y avoir accès.

Quelle est la différence entre domiciliation d’entreprise et coworking ?

La domiciliation d’entreprise est l’affectation d’une adresse administrative et fiscale à une entreprise, une association ou une microentreprise. La domiciliation peut se faire au sein de locaux appartenant à l’entreprise en question ou dans les locaux d’une autre entreprise. Des sociétés de domiciliation permettent la mise en place d’un siège social où sont reçus les courriers administratifs et commerciaux pour une entreprise donnée.

Les sociétés de domiciliation offrent également la possibilité d’accéder à des espaces de coworking et de réunion ou un box de travail individuel. Une entreprise de domiciliation peut proposer un service de travail partagé, mais toutes les entreprises de coworking ne sont pas des sociétés de domiciliation.

Où trouver des espaces de coworking pour travailleurs indépendants ?

Les espaces permettant le travail partagé peuvent être des lieux spécialement conçus pour celui-ci ou des endroits qui s’y prêtent au vu de leur configuration.

1. Les entreprises de coworking : celles-ci proposent un service payant de coworking où elles louent des salles ou un accès à un open space. Le coût de ce type d’offre varie de quelques dizaines d’euros ou atteindre les 500 euros/mois. Certains espaces de travail partagé proposent un accès à la carte et au tarif horaire. Un freelance a besoin de définir un budget pour souscrire ce type d’offre. Dans le cas des tarifications horaires, le travailleur indépendant peut envisager de travailler en espace de coworking deux à trois fois par semaine afin de réduire les dépenses relatives à ce service.
2. Les espaces fournis par les entreprises de domiciliation : celles-ci proposent également des services de location de bureaux aménagés ou de salles de réunion et éventuellement un espace de coworking. Les entreprises de domiciliation proposent généralement plusieurs formules à leurs clients : une formule simple, comprenant uniquement le service de domiciliation et d’autres, enrichies avec des services liés au travail partagé entre autres.
3. Les cafés aménagés : ceux-ci ne se cantonnent pas à proposer un service de travail partagé, mais donnent également la possibilité de consommer des boissons et de la nourriture sur place. La tarification au sein de ce type d’espaces est généralement à l’heure. Les consommations peuvent être incluses dans le tarif horaire ou non.
4. Les salles de travail en gare : certaines gares proposent des espaces connectés propices au travail. Ceux-ci peuvent être utilisés par les freelances nomades digitaux par exemple. Leur principal avantage est d’être gratuits.
5. Les halls d’hôtel : certains hôtels proposent un accès à leurs halls d’hôtel contre un abonnement mensuel d’une dizaine d’euros.

Comment choisir le lieu de coworking ?

Un freelance peut choisir un lieu de coworking en se basant sur divers critères :

• les horaires d’ouverture : certains coworkings offrent un accès 24/24, 7 jours/7 ;
• les tarifs d’accès : abonnement, tarif horaire, gratuité ;
• la distance entre le domicile et l’espace de coworking ;
• le profil du coworking : spécialiste ou généraliste ;
• la présence de services additionnels (restauration, salle de repos ou de sieste, etc.) ;
• la possibilité de louer une salle de réunion pour des échanges.

Les freelances peuvent établir la liste de leurs besoins professionnels avant d’opter pour un espace de travail donné. Prendre en compte les services proposés par les coworkings ciblés est donc important lors du choix de l’espace de travail à investir dans le futur.

Au-delà des critères cités précédemment, visiter les locaux peut permettre de vérifier que le lieu en question est :

• plaisant, confortable et correctement éclairé ;
• aménagé de façon intelligente (séparation des espaces de travail et de rencontre et d’échanges) ;
• équipé de salles garantissant la confidentialité ;
• etc.

Enfin, il peut être intéressant, dans un premier temps, de tester différents espaces de coworking avant de prendre un abonnement pour l’un d’eux.

Exemple : choisir les jours dédiés au coworking lorsqu’on est travailleur indépendant

Un freelance peut planifier les jours dédiés au coworking lors de la mise en place de son emploi du temps hebdomadaire. Plusieurs cas de configuration se présentent à lui :

• gérer un entretien physique avec un client ou un collaborateur : pour cela, il est possible de réserver une salle de réunion ou un box (en fonction du nombre de personnes présentes lors de la réunion) ;
• assurer une présentation physique et virtuelle à la fois : les coworkings proposent des salles de réunion où le freelance peut présenter son diaporama aux protagonistes présents sur place et aux personnes présentes à la réunion, mais à distance (vidéoprojecteurs, micros, connexion internet, etc.) ;
• sortir de chez soi : le freelance peut envisager d’aller travailler au sein d’un espace de coworking afin d’éviter l’enfermement chez soi ;
• rencontrer de nouvelles personnes ou réseauter lors d’évènements organisés au sein de l’espace de coworking : au sein de ces lieux de travail collaboratif, divers rencontres et évènements professionnels peuvent avoir lieu. Aussi, les freelances peuvent prendre en compte ces rencontres et les placer au sein de leur calendrier afin d’en profiter pour partir à la rencontre de nouveaux collaborateurs, étoffer leur réseau ou, pourquoi pas, rencontrer de potentiels clients.

Le fait de choisir quelques jours par semaine pour le coworking peut permettre aux freelances d’amener plus d’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle et de participer ainsi à leur sentiment de bien-être et d’efficacité.