Comment planifier sa journée de travail ?
Prioriser ses tâches
Toutes les tâches n’ont pas la même importance ni le même niveau d’urgence et ce n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Il est donc indispensable de les organiser par ordre de priorité. Plusieurs astuces permettent de mieux gérer son temps :
- tenir une « to do list » quotidienne et la mettre à jour tous les soirs pour le lendemain ;
- remplir son agenda avec les échéances à venir et les deadlines pour avoir une vision globale des choses à faire ;
- essayer de toujours avoir 24 h d’avance sur vos deadlines ;
- organiser des créneaux pour les imprévus ;
- consacrer une demi-heure le matin ou le soir pour répondre aux mails ;
- commencer sa journée, voire sa semaine, par les missions compliquées et chronophages pour éviter de les reporter ou de se décourager ;
- se fixer des objectifs de durée pour chaque mission pour ne pas perdre de temps inutilement ;
- automatiser le processus de facturation en s’y consacrant une fois par mois pour tous ses clients, en préparant un tableau Excel au fur et à mesure des missions ou en utilisant une solution logicielle de facturation gratuite ;
- utiliser des outils d’organisation comme Trello ou Notion.
Utiliser la technique du Pomodoro
La technique du Pomodoro est une technique de gestion du temps particulièrement appréciée par les freelances. Développée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo, elle consiste à se concentrer sur une tâche pendant 25 minutes, à la manière d’un sprint, et d’enchaîner sur une courte pause de 5 à 10 minutes. Travailler avec une contrainte de durée permet de gagner du temps tout au long de la journée. La technique du Pomodoro peut être adaptée aux missions plus longues en réglant le minuteur sur 60 ou 90 minutes, par exemple. Elle peut être associée à un traqueur de temps comme Toggl pour suivre la durée consacrée à chaque mission ou à chaque client.
Appliquer la loi de Pareto ou « principe 80/20 »
La loi de Pareto se base sur le principe que 20 % des actions menées entraînent 80 % des conséquences et donc qu’un nombre restreint de causes produit la majorité des résultats. Ce principe de probabilité peut être facilement adapté aux méthodes de travail pour améliorer sa productivité. Il est intéressant d’identifier et d’éliminer les activités, missions ou clients chronophages, qui prennent 80 % du temps pour un résultat minime, afin de se concentrer sur les 20 % des tâches qui constituent 80 % de son chiffre d’affaires.
Lutter contre la procrastination
La procrastination est la tendance à repousser à plus tard les tâches jugées inintéressantes ou compliquées. Remettre les choses au lendemain met en péril le respect des deadlines. À force de procrastiner, le moral du freelance est mis à rude épreuve, car il ne parvient pas à tenir les délais, il réalise une prestation de piètre qualité et sacrifie son temps libre ou son sommeil pour faire face à l’urgence de la situation. L’enchaînement des nuits blanches et du travail bâclé forment rapidement un cercle vicieux qui peut avoir des conséquences dramatiques sur la bonne santé physique et mentale du travailleur indépendant.
Écouter son horloge biologique
L’attention n’est pas constante au fil de la journée. L’une des erreurs les plus fréquentes du freelance est de ne pas écouter son rythme biologique pour planifier ses missions. Certains moments de la journée ou de la semaine plus propices au travail. Les repérer est un bon moyen de gagner en efficacité au quotidien. Les actions complexes, qui demandent un gros investissement intellectuel, sont réservées aux périodes de forte concentration, alors que les tâches plus légères ou secondaires peuvent être réalisées pendant les intervalles creux.
Ne pas se disperser
La dispersion est l’ennemie de la productivité. Pour le freelance, être multitâche est loin d’être une qualité, car ce fonctionnement pousse le cerveau à se déconcentrer en permanence. Lorsqu’une personne réalise plusieurs tâches simultanément, chaque changement d’objectif entraîne un temps d’adaptation pour retrouver le fil de sa mission. Le secret pour être efficace dans son travail est de faire une seule chose à la fois. Pour éviter de s’éparpiller, il faut vite revoir ses priorités :
- limiter les tentations comme les onglets ouverts sur les réseaux sociaux, LinkedIn, YouTube ou ses mails ;
- mettre son téléphone sur silencieux et les applications comme Slack en sourdine ;
- se focaliser uniquement sur la mission en cours ;
- utiliser un petit carnet pour noter les pensées parasites pour ne pas être tenté de réaliser quelque chose d’autre « avant d’oublier ».
Prendre le temps de respirer
Les indépendants ont souvent tendance à s’enfermer et d’enchaîner les heures dans s’accorder d’espace de respiration. Ils risquent le surmenage. Paradoxalement, faire des pauses à intervalle régulier est une solution pour gagner du temps. Il est parfois compliqué de rester focalisé sur une tâche pendant une longue période. Pour être productif, il faut être en mesure de s’aérer l’esprit :
- s’accorder un quart d’heure de pause lorsque l’agacement ou le stress commencent à apparaître ;
- sortir pendant la pause déjeuner pour manger dehors ;
- passer régulièrement du temps avec des amis ou de la famille ;
- reposer ses yeux des écrans en regardant au loin de temps en temps ;
- se dégourdir les jambes en faisant de la marche ;
- faire de l’exercice physique ;
- décompresser en s’adonnant à la méditation ou à la sophrologie.