Le suivi d’activité en freelancing

Définition du suivi d’activité

Le suivi d’activité englobe l’ensemble des actions et des processus qu’effectue un freelance pour compter ses heures de travail. Ces démarches prennent en compte :

• le nombre d’heures affectées par type de tâche (administratif, facturation, impôts, etc.) ;
• le total d’heures travaillées pour un client donné ;
• le temps dépensé dans les tâches administratives et managériales essentielles au fonctionnement de l’entreprise.

Ce type d’informations permet au freelance d’estimer sa rentabilité et de mieux facturer ses services notamment. Cette analyse assure également au travailleur indépendant d’avoir une meilleure conscience du temps de travail qu’il met en œuvre dans chaque tâche et lui permet ainsi d’ajuster ses tarifs au fur et à mesure.

FAQ sur le suivi d’activité de personnes en freelance

Comment faire un suivi d’activité lorsqu’on est freelance ?

Par le passé le comptage des heures de travail se faisait à l’aide de tableurs ou de formulaires. Ces méthodes présentent l’inconvénient d’être chronophages et répétitives. Par ailleurs, elles permettent difficilement d’avoir une vision globale de l’évolution de la gestion du temps du travailleur indépendant. Avec l’évolution croissante du nombre de freelances d’année en année, divers outils ont émergé afin de répondre à leurs besoins. En effet, les outils de tracking d’activité dédiés aux entreprises présentent l’inconvénient d’être :

• inadaptées aux activités des travailleurs indépendants ;
• plus complexes que nécessaire ;
• en adéquation avec le monde du salariat et des effectifs élevés d’employés que l’on retrouve en entreprise.

Les outils conçus pour aider les travailleurs indépendants à suivre l’évolution de leur activité prennent en compte la réalité et les besoins de ceux-ci.

Afin de réussir son suivi d’activité, le freelance a besoin de :

• créer un dossier pour chaque client ou projet au sein de son outil de suivi d’activité ;
• diviser chaque projet ou prestation en tâches à renseigner également au sein de la solution de suivi d’activité ;
• créer des dossiers dédiés aux activités administratives et commerciales du freelance.

Par la suite, le travailleur indépendant doit activer le compteur ou minuteur au sein de l’application de comptage des heures de travail à chaque fois qu’il entame une tâche donnée. Au départ, il peut définir ou estimer un taux horaire pour une prestation ou un projet donné. Lorsque le projet prend fin, il pourra visualiser les résultats obtenus et comparer son estimation à ceux-ci. Si la rentabilité n’est pas au rendez-vous, le freelance devra :

• repenser le coût de la prestation en question ;
• réévaluer son taux horaire ;
• imaginer une autre configuration pour la prestation en question.

Pourquoi utiliser des outils pour effectuer son suivi d’activité dans le cadre du freelancing ?

Le recours à des outils conçus spécialement pour le suivi d’activité permet au freelance de :

• centraliser l’ensemble des informations liées à son activité ;
• éviter les saisies manuelles, répétitives et chronophages ;
• avoir un système déjà pensé à cet effet et ne pas avoir à modéliser soi-même la structure et les tableaux de saisie ;
• accéder à des tableaux de bord interactifs ou présentant les données sous forme graphique et visuelle.

Les solutions logicielles dédiées au suivi d’activité amènent leurs utilisateurs à :

• diviser les projets en tâches ;
• planifier les activités de façon hebdomadaire en prenant en compte les tâches non rémunérées (communication, gestion administrative, etc.) ;
• éviter d’accepter des projets alors que le temps ne le permet pas ;
• détecter les tâches chronophages ou limitantes qui nécessitent peut-être une délégation.

Les applications dédiées au suivi d’activité permettent aux freelances de mieux comprendre leur activité et de mieux planifier leurs prestations tout en prenant en compte l’aspect managérial de leur entreprise.

Comment choisir son outil de suivi d’activité en freelancing ?

Les outils de time tracking ou de suivi d’activité sont nombreux. Ils sont déclinés en versions gratuites ou payantes. Certains sont plus adaptés à un certain type d’activité (développement web, rédaction web, consulting en marketing, etc.) que d’autres. De ce fait, il est nécessaire d’établir la liste de ces besoins en amont du choix de l’outil.

Un développeur web peut, par exemple, recourir à des traqueurs de temps capables de se connecter à GitHub, Trello, Jira, ou tout autre outil de travail et de gestion de projet informatique qu’il utilise au quotidien. En effet, les time trackers pensés pour les professionnels de l’informatique peuvent se synchroniser avec leurs outils de travail collaboratifs afin de mieux remonter et estimer le temps de travail passé.

D’autres critères peuvent être pris en compte par les freelances lors du choix de l’outil de suivi d’activité adapté à leurs besoins :

• la disponibilité de l’outil sur différents supports : Androïd, Ios, application web, client lourd, etc. ;
• la capacité de synchronisation entre les différents supports du time tracker ;
• la possibilité de traquer le temps de travail en mode hors ligne.

En ce qui concerne les fonctionnalités de ces solutions logicielles, le freelance peut avoir besoin selon son domaine à des outils généralistes, ou d’autres, plus riches et plus spécifiques en options. Les fonctionnalités que l’on retrouve dans les outils de suivi d’activité généralistes sont :

• le calcul du temps de travail sur une journée, une semaine, un mois, etc. ;
• le temps travaillé par projet ;
• la possibilité de diviser un projet en sous-tâches.

Les outils de suivi d’activité plus poussés proposent des fonctionnalités qui englobent à la fois le time tracking et le calcul de rentabilité :

• la possibilité de désigner son taux horaire ou son taux journalier moyen (TJM) par mission ou par client ;
• le calcul du montant gagné en fonction du taux horaire ;
• le montant des gains hebdomadaires ;
• des indications au sujet de la rentabilité ;
• etc.

Quels outils utiliser pour réussir son suivi d’activité de freelance ?

Le marché des outils de suivi d’activité et de time tracking comporte de nombreuses solutions, allant des simples pomodoros (minuteurs) aux outils de facturation embarquant des modules de time tracking.

Les outils gratuits et les plus faciles d’accès sont :

• Toggl ;
• Focus-To-Do ;
• Clockify.

Les solutions de suivi d’activité collaborative et permettant d’assurer le suivi de projets regroupant plusieurs freelances ou des collaborateurs issus de l’entreprise cliente :

• Timecollab ;
• Timely (adapté principalement aux professionnels de l’informatique) ;
• Time Doctor ;
• Everhour.

Les outils de facturation comprenant des fonctionnalités de suivi d’activité et de time tracking :

• Freebe ;
• Quickbooks Time ;
• TimeCamp.

Les outils listés ici existent en version gratuite, freemium ou payante. Le recours aux versions gratuites ou freemium aide à mieux prendre sa décision d’acquisition d’un outil de suivi d’activité.

Exemple : le suivi d’activité pour mieux planifier ses semaines

Après avoir choisi son outil de suivi d’activité, le freelance doit penser la manière avec laquelle il va l’utiliser pour en tirer profit de la meilleure des manières. L’utilisation de ce type de solution logicielle doit permettre de mieux comprendre comment gérer son temps afin de garantir la rentabilité de son business.

Le travailleur doit garder en tête que le calcul de rentabilité de ses prestations doit prendre en compte le temps dépensé dans les tâches administratives et commerciales pour lesquelles il n’est pas rémunéré, mais qui sont cruciales pour assurer la pérennité de son activité :

• l’élaboration des devis et des factures ;
• la gestion des e-mails de prospection ;
• la mise en place de supports de communication (réseaux sociaux, blog, site web, vidéos, lives) ;
• la création de nouvelles offres de services ou de produits ;
• etc.

Lors de la planification de son emploi du temps hebdomadaire au sein d’un calendrier classique (de type Google Calendar par exemple) ou de l’outil de suivi d’activité (s’il comprend cette fonctionnalité), le freelance peut diviser ses journées et répartir son temps de travail en prenant en compte les projets à finaliser et les tâches à effectuer.

L’aménagement hebdomadaire de ses horaires de travail ainsi établi, doit permettre de vérifier la viabilité de ses estimations en matière de chiffre d’affaires par semaine. Cette méthode présente l’avantage de pouvoir anticiper rapidement les défauts de rentabilité. Le freelance pourra prendre conscience des problématiques liées à la profitabilité de son entreprise à la semaine et non au mois.

Il est à noter que cette méthode combine gestion de projet et suivi d’activité. En effet, la programmation hebdomadaire du temps de travail ne peut avoir lieu sans un travail de planification des différentes étapes permettant l’achèvement des prestations vendues aux clients. Par la suite, le suivi d’activité vient compléter ce travail organisationnel en y incluant la dimension financière et de taux horaire.