Optimiser les méthodes de travail et améliorer la productivité sont les préoccupations centrales des entreprises de toute taille.
Aussi, une méthode de plus en plus appréciée par les entreprises consiste à mettre en place une organisation de travail collaborative dépourvue de la structure hiérarchique traditionnelle. Ce mode d’organisation applique un fonctionnement transversal et repose sur un management horizontal.
En d’autres termes, les différents acteurs d’un projet se voient associés dans la prise de décision. Cette organisation renforce la coopération et la confiance entre les différents intervenants du projet.
Le mode projet présente différents avantages dont celui de fédérer des acteurs aux compétences variées et complémentaires autour d’un projet.
Cette structure de travail peut s’appliquer à différents projets dont ceux inscrits dans le cadre d’une collaboration entre les travailleurs indépendants (freelance, salariés portés etc) et leurs clients.
Quelles sont les caractéristiques du mode projet et comment le mettre en place avec ses clients ? Faisons le point.
Le mode projet ou l’art de collaborer sur un projet commun
Synonyme de “collaboration” et de “coopération”, le mode projet ambitionne de réaliser un projet en exploitant la pluridisciplinarité d’acteurs variés.
Aussi, la méthode peut être mise en place de différentes façons :
- Réunir plusieurs personnes physiques expertes dans divers domaines complémentaires ;
- Réunir plusieurs groupe de personnes, des équipes aux expertises complémentaires ;
- Réunir plusieurs personnes morales, diverses sociétés.
En toute hypothèse, le mode projet vise toujours le même objectif : mener et faire aboutir un projet grâce la synergie des différents acteurs ayant chacun un rôle et des missions précises. Chaque intervenant demeure responsable de ses tâches.
La répartition des tâches selon les compétences de chacun et la responsabilisation de chaque intervenant font de cette organisation de travail un outil efficace pour faire avancer un projet rapidement.
Le chef de projet est l’acteur pilier qui permet d’articuler les étapes du projet jusqu’à son terme. Son rôle est central car il lui revient d’évaluer les besoins du projet et d’estimer le temps de travail nécessaire à son aboutissement afin d’établir une planification. C’est à lui que revient la répartition des tâches entre chaque membre du projet et le suivi de l’état d’avancement du projet.
Pourquoi choisir le mode projet ?
Le mode projet permet d’accélérer la réalisation d’un projet en générant des effets vertueux intéressants pour les entreprises et les collaborateurs.
Parmi les principaux effets vertueux du mode projet :
- La facilitation des échanges entre des compétences très diverses (experts, entreprises etc) ;
- La mise en place des longs projets ayant un niveau de technicité élevé ;
- L’optimisation du temps passé à la réalisation des projets ;
- L’allègement de la charge de travail grâce à une répartition cohérente des tâches selon les compétences des personnes ou des entreprises participant au projet ;
- La coopération et la communication entre les différents acteurs du projet ;
- L’enthousiasme des acteurs en raison de la valorisation de leurs expertises ;
- La motivation des collaborateurs grâce à l’acquisition de nouvelles compétences.
Dans quels cas travailler en mode projet ?
Le mode projet peut s’appliquer à différents contextes de travail. Il peut notamment concerner les travailleurs indépendants ayant le statut de micro-entrepreneur, les consultants exerçant leur activité dans le cadre du portage salarial ou encore les freelances exerçant leur activité dans le cadre d’une société.
S’agissant d’un consultant porté, il peut être amené à réaliser des missions dans le cadre d’une organisation de travail en mode projet pour une collaboration avec un client. Il peut également s’agir d’un partenariat impliquant l’intervention de plusieurs consultants réunis autour d’un projet.
De même, un freelance exerçant son activité sous le régime de la micro-entreprise ou dans le cadre d’une société peut travailler en mode projet avec ses clients. Ces clients peuvent être des entreprises dont les équipes internes ont besoin d’une expertise extérieure venant compléter les compétences et savoir-faire nécessaires à l’aboutissement du projet.
Travailler en mode projet ou en mode produit
Le travail en mode projet et le travail en mode produit sont deux approches différentes pour gérer et réaliser des tâches ou des projets. Voici quelques différences clés entre ces deux approches :
- Durée : le travail en mode projet a généralement une durée définie et limitée, alors que le travail en mode produit est une activité continue qui se poursuit sur une période indéterminée.
- Objectifs : le travail en mode projet vise à atteindre un objectif spécifique et à réaliser un projet précis, tandis que le travail en mode produit vise à maintenir et à améliorer un produit ou un service sur une période de temps plus longue.
- Équipe : dans le travail en mode projet, l’équipe est généralement constituée de membres qui travaillent sur le projet pendant toute sa durée, alors que dans le travail en mode produit, l’équipe peut être constituée de membres qui travaillent sur différents aspects du produit ou du service de manière continue.
- Processus de décision : dans le travail en mode projet, les décisions sont généralement prises par le chef de projet ou par un comité de gestion de projet, alors que dans le travail en mode produit, les décisions peuvent être prises par l’équipe de développement du produit ou du service.
En résumé, le travail en mode projet vise à atteindre un objectif précis sur une période de temps limitée, tandis que le travail en mode produit vise à maintenir et à améliorer un produit ou un service sur une période de temps plus longue. Chaque approche a ses propres avantages et inconvénients, et il est important de choisir l’approche la plus adaptée en fonction de votre projet ou de votre objectif.
Les 8 étapes clefs du mode projet
Chaque étape correspond à des problématiques particulières auxquelles il faudra répondre pour organiser le travail en mode projet.
Etape 1 : La phase de compréhension des besoins
A quels besoins souhaite répondre le projet ? Quelles sont les savoir-faire et les compétences nécessaires au projet ?
Cette étape permet d’étudier la faisabilité du projet et de comprendre et d’analyser le projet dans sa globalité. C’est aussi durant cette étape que les membres de l’équipe du projet peuvent se rencontrer.
Etape 2 : La phase de délimitation des objectifs
Quels sont les objectifs visés du projet ?
Il s’agit de déterminer les différents objectifs à atteindre à l’issue du projet. C’est le début de l’élaboration du cahier des charges qui sera complété par les étapes 3 et 4.
Etape 3 : La phase d’élaboration de l’équipe du projet
Qui interviendra dans la réalisation du projet ? Qui sera le chef de projet ?
Les différents membres de l’équipe sont choisis pour mener le projet. Le chef de projet est nommé.
Etape 4 : Déterminer les dates des remises/livrables
Quel sera le calendrier de remise du projet ? Les remises se font-elles en plusieurs fois ?
Cette étape permet de fixer une date de début et une date de fin correspondant à la livraison du projet.
Etape 5 : La phase de répartition des tâches
Quel sera le rôle de chacun des intervenants ? Quelles sont les compétences de chacun des intervenants ? Comment planifier le projet ?
Les tâches sont affectées aux membres de l’équipe selon les expertises de chacun. La répartition des tâches permet ensuite la planification de l’ensemble du projet.
Etape 6 : La phase de l’identification des problèmes et risques
Le projet comporte-t-il des risques ? Quel est le niveau de risque ? Quelles solutions envisager en cas de réalisation des risques ? Les moyens mis en œuvre pour la réalisation du projet sont-ils suffisants ?
Cette étape vise à anticiper au mieux les problématiques qui pourraient se présenter durant le projet.
Etape 7 : La phase de réalisation du projet
L’avancée du projet est-elle conforme à la planification initiale ? A quelle fréquence doivent-être organisées les réunions de pilotage avec l’équipe ? Faut-il réorienter certains axes de travail ?
Cette étape permet de vérifier que le déroulement du projet est optimal et que la planification correspond aux besoins du projet.
Etape 8 : Le bilan final
Quel bilan peut-on tirer de la réalisation de ce projet ? Quels sont les points positifs et les points négatifs rencontrés lors du projet ?
C’est une étape très enrichissante pour les parties au projet (consultants portés-clients ; freelance-clients, freelance-équipe d’une entreprise etc) car elle permet de faire le point sur les points forts et les points faibles de la réalisation du projet. Une phase qui permet d’améliorer les futurs projets et de consolider le lien de confiance entre les partenaires ayant déjà mené un projet commun.
Utiliser les outils adaptés au mode projet
Le mode projet ne peut être mis en place sans des outils de gestion de projet adaptés, permettant aux parties de suivre en temps réel l’avancée du projet mais aussi d’interagir facilement.
Les outils de gestion de projet sont des outils dits “ collaboratifs ” permettant de faciliter les échanges entre les acteurs du projet. Aussi, le planning est accessible à tous, les échanges de documents sont facilités et les discussions peuvent se faire par messagerie.
Parmi les outils indispensables pour les indépendants, citons les outils de gestion collaboratifs les plus connus : Microsoft Teams, Google Drive, Jira, Zoom, Monday, Beekast, Slack etc.
