Avant de convertir un prospect en client, le travailleur indépendant doit réussir à convaincre de la qualité de son expertise et de son professionnalisme.
En effet, convaincre et persuader un potentiel client est une phase délicate et souvent déterminante.
Le prestataire qui souhaite obtenir un nouveau client doit faire ses preuves dès la phase de prospection en exposant ses compétences et son savoir-faire.
Plus le prestataire sera précis dans la description de ses prestations, leur déroulement et le temps passé à leur réalisation, plus il lui sera facile de gagner la confiance du prospect.
Ainsi, la visibilité offerte à un prospect sur le déroulement d’un projet emporte souvent son adhésion et conditionne la longévité d’une collaboration.
Parmi les moyens privilégiés permettant à un consultant de présenter un projet à ses prospects il y a la note d’intention.
Qu’est-ce que la note d’intention et comment la rédiger ? Voyons les points centraux pour réussir une note d’intention claire et persuasive.
L’objectif de la note d’intention : donner de la visibilité au client
La note d’intention vise à décrire les idées de développement du projet d’un client potentiel.
La description doit être synthétique tout en étant rigoureuse afin de mettre en avant la pertinence de l’analyse réalisée par le consultant.
Le résultat final de la note d’intention permet au client de savoir :
- de quelle façon le consultant va répondre aux besoins de son client ;
- quels sont les enjeux et les problèmes relevés par le consultant dans le cadre du projet ;
- quelles solutions concrètes seront apportées aux problématiques du client.
Ainsi, la note d’intention est un moyen privilégié pour le consultant afin de démontrer qu’il a parfaitement saisi le besoin de son prospect et qu’il sait comment y répondre.
Concrètement, la note d’intention prend la forme d’un document d’une dizaine de pages maximum exposant les besoins du prospect et les moyens que mettra en œuvre le prestataire pour les combler.
Les thèmes abordés par la note d’intention
Une note d’intention de qualité doit mentionner un certain nombre de thèmes précis qui permettent de délimiter clairement le projet qui sera réalisé par le consultant pour son client.
Sur le contexte : quel est l’état du marché ?
Il s’agit là d’exposer l’environnement dans lequel évolue l’entreprise du client afin de faire état de la concurrence. Le consultant devra donc investiguer l’état de l’entreprise cliente pour la confronter à l’état du marché.
Concrètement, le consultant peut :
- récolter toutes les informations sur son client
- effectuer des recherches sur internet concernant les entreprises concurrentes
Sur le rôle du consultant : en quoi son expertise fait-elle la différence ?
Le prestataire doit mettre en lumière l’intérêt du client à faire appel à lui dans le cadre de son projet. La note d’intention doit en effet expliciter le lien entre l’expertise du consultant et les problématiques du projet, en décrivant comment les compétences et le savoir-faire du consultant sont une valeur ajoutée pour la réalisation du projet.
Concrètement, la note d’intention doit aborder :
- la présentation de l’expertise du consultant
- les compétences nécessaires pour mener à bien le projet
Sur les réponses aux besoins du client : quels seront les moyens mis en place par le consultant ?
Cette partie de la note d’intention est la plus attendue par le client car elle résume les solutions qui seront apportées par le consultant.
Le consultant expose dans cette partie :
- les enjeux relevés
- les problématiques centrales
- les conseils et préconisations pour répondre aux besoins du client
- comment mettre en œuvre ces conseils et préconisations
- les risques et les contraintes inhérents au déroulement du projet.
Concrètement, le consultant peut :
- appuyer son raisonnement et justifier le plan du projet grâce à des arguments concrets tels que les statistiques relevés lors de ses recherches, des études récentes, des chiffres, des articles sourcés et à jour etc.
Quels sont les critères d’une note d’intention réussie ?
La structure de la note d’intention doit être claire car elle conditionne la lecture du client. Plus le contenu de la note d’intention sera rigoureux et ordonné, plus la lecture par le client sera fluide.
- Une note d’intention accessible au lecteur
Une note d’intention simple mais structurée démontre au client que le consultant maitrise son sujet à l’image de la façon dont il pilotera le projet.
Généralement située entre 5 à 10 pages maximum, la note d’intention est synthétique mais aborde les points essentiels du projet et de son déroulement.
Si le consultant doit bien sûr mettre en avant son expertise, il ne doit pas pour autant perdre de vue que son client doit comprendre chacun des termes utilisés même s’ils sont techniques. L’enjeu du consultant est donc de transmettre clairement son savoir-faire en “ vulgarisant ” les termes trop techniques.
Ainsi, l’une des clefs centrales d’une note d’intention réussie est de rendre accessible au client des compétences techniques. Lorsque des termes techniques doivent toutefois être mentionnés, le consultant peut prévoir un lexique en annexe reprenant l’ensemble des définitions de ces termes.
- Une note d’intention logique
De même, le déroulement de la note d’intention doit être logique, ce qui signifie que chaque étape du déroulement de la note d’intention doit suivre une certaine logique chronologique permettant à son lecteur de suivre facilement le raisonnement.
- Une note d’intention personnalisée
La note d’intention d’un consultant sur un projet donné doit se démarquer d’une note d’intention lambda.
En effet, elle doit d’abord être propre au projet du client mais aussi mettre en avant le profil unique du consultant.
Par conséquent, l’identité du consultant doit être mise en avant en mentionnant sa présence sur les réseaux sociaux lorsque c’est le cas, ainsi qu’en mettant en lumière l’identité visuelle et les coordonnées de l’entreprise du consultant.
Note d’intention et cahier des charges
La note d’intention est la phase qui précède l’élaboration du cahier des charges.
Pour mémoire le cahier des charges est un document qui sera suivi et respecté lors de la conception d’un projet c’est pourquoi ce document reprend les grandes lignes de la note d’intention.
S’il fallait résumer en quelques mots les caractéristiques d’une note d’intention réussie il faudrait retenir : la clarté, la simplicité, la pertinence et la cohérence.
La note d’intention doit être complète mais accessible à son lecteur pour emporter l’adhésion de ce dernier.
