Frais de repas en portage salarial : c’est quoi ?
Les frais de repas désignent les repas pris par le salarié à l’extérieur en raison de son travail. Les frais de repas peuvent concerner les salariés classiques mais aussi les salariés portés.
Généralement, les frais de repas sont nécessaires lorsque les salariés ne peuvent pas revenir à leur domicile pour se restaurer, en raison des distances géographiques trop importantes avec leur lieu de travail.
Lorsque les frais de repas sont générés dans ce contexte, les salariés ou les salariés portés peuvent dans certains cas obtenir un remboursement.
Le travailleur, quel que soit sont statut, doit remplir plusieurs conditions à savoir :
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- Les dépenses associées doivent être essentielles pour garantir le fonctionnement normal de l’activité ;
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- L’engagement des dépenses est motivé par une distance significative entre le domicile et l’entreprise ;
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- Il doit présenter des pièces justificatives (facture, attestation, tickets etc).
Le fonctionnement des frais de repas en portage salarial
Dans le cadre du portage salarial, les frais de repas entrent dans la catégorie des frais de missions.
Rappelons que dans les frais de missions, nous pouvons retrouver les frais refacturables c’est-à-dire que les dépenses nécessaires à la réalisation d’une mission précise pour une entreprise cliente peut être facturée à cette dernière. En dehors des frais de repas, il peut aussi s’agir de frais de déplacements ou d’hébergement par exemple.
Ces frais sont distincts du salaire et ne sont pas toujours assujettis aux frais de gestion de l’entreprise de portage salarial.
Les frais de mission peuvent être remboursés par l’entreprise de portage salarial sur présentation de justificatifs, offrant ainsi au consultant la possibilité de récupérer les coûts réels liés aux déplacements, à l’hébergement et aux repas. Cette approche vise à garantir une gestion des dépenses de mission transparente et équitable.
Les frais de mission, dont les frais de repas font partie, sont donc directement liés à la réalisation d’une prestation pour un client.
Comment se faire rembourser les frais de repas en tant que consultant CDI ou CDD ?
Les deux types de remboursement de frais de repas en portage salarial
Concrètement, le salarié porté peut être remboursé soit par restitution de la somme déboursée (au réel), soit par l’utilisation de tickets restaurant, soit sur la base d’une indemnité forfaitaire (arrêté du 20 décembre 2002).
Dans le cadre du remboursement forfaitaire, le remboursement est réalisé sans besoin des justificatifs de dépenses des repas consommés. La rémunération est fixée à 9,90 euros par jour travaillé lorsque le salarié en déplacement n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant et 20,20€ euros lorsque le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant lors d’un déplacement (Frais professionnels – Boss.gouv.fr).
En ce qui concerne le remboursement des frais réellement dépensés, le consultant doit présenter les justificatifs de ces dépenses qui doivent ensuite être validés par l’entreprise de portage salarial avant la restitution des frais.
La société de portage Ad’missions met aussi en place des tickets restaurant pour les frais dépensés du déjeuner du midi.
Le cas des frais de repas en portage salarial dans le cadre des forfaits grands déplacements
Les frais de grands déplacements désignent les coûts engagés par un employé ou un salarié porté lorsqu’il est amené à se déplacer pour des raisons professionnelles sur une longue distance. Parmi ces frais peuvent figurer : les coûts liés au transport, à l’hébergement, aux repas, et éventuellement d’autres dépenses liées au déplacement.
Il faut réunir deux conditions simultanément pour qualifier la mission d’un consultant en tant que grand déplacement :
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- La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail doit être égale ou supérieure à 50 km (pour l’aller ou le retour).
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- Les transports en commun ne permettent pas de couvrir cette distance en moins d’1h30 (pour l’aller ou le retour).
Selon le barème de l’Urssaf au 1er janvier 2023, les 3 premiers mois des prestations, le salarié porté sera remboursé à hauteur de 20,20€ par jour de prestation.
Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois, le porté sera remboursé à hauteur de 17,20€. Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois le porté sera remboursé à hauteur de 14,10€ (Barème Urssaf grand déplacement).
Les frais sont donc remboursés soit au réel sur la base des frais engagés sur justificatifs soit sur la base d’une indemnité forfaitaire définie par l’Urssaf.
Frais de repas : les avantages du portage salarial par rapport au statut d’auto-entrepreneur
La déclaration des frais de repas en portage salarial présente des avantages par rapport au statut de l’auto-entrepreneur (micro-entrepreneur).
En effet, comme nous l’avons vu, les frais de repas peuvent être remboursés au consultant au titre de frais professionnels selon certaines conditions.
Le consultant porté peut donc récupérer une partie des dépenses engagées à l’occasion de ses missions ce qui n’est pas le cas pour le micro-entrepreneur, qui est soumis au régime fiscal de la micro-entreprise. Ce dernier est imposé sur son chiffre d’affaires ou ses recettes brutes (c’est-à-dire encaissées), et non sur un résultat net. Il ne peut donc pas déduire de charges professionnelles pour un montant réel.
Par ailleurs, les sommes restituées par la société de portage sont exclues de la rémunération ce qui signifie qu’elles ne sont pas assujetties aux charges fiscales et sociales. Par conséquent, le montant du salaire net du consultant, après prélèvement des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu est plus élevé.
Il faut enfin relever que le dispositif du portage salarial prend en charge la gestion administrative et comptable de l’activité du consultant. Ce dernier a donc très peu de démarches administratives à réaliser lui-même concernant le remboursement de ses frais.
En tant qu’auto-entrepreneur, le professionnel est généralement responsable de sa propre comptabilité, ce qui peut entraîner une charge administrative plus importante.
