La gestion des factures impayées pour le freelance

Définition d’une mauvaise gestion des factures

Avant de définir la gestion des impayés, il importe de clarifier quelques concepts-clés liés à celle-ci.

L’impayé et la créance

L’impayé découle d’un règlement financier qui n’a pas été soldé. Dans ce cas de figure, le débiteur correspond à l’entreprise/au particulier qui doit payer une dette, alors que le créancier correspond au freelance qui n’a pas été payé.

À noter que de nombreuses personnes confondent l’impayé et la créance, même s’il s’agit d’une erreur, puisqu’une créance n’est pas automatiquement un impayé. Si l’on parle de créance entre le jour de livraison de la prestation et le jour de l’échéance du paiement, on parle au contraire d’impayé dès lors que la dette n’a toujours pas été soldée au lendemain de la date d’échéance convenue.

Les impayés représentent un risque important pour tout freelance, et ce, même lorsqu’il ne s’agit que de retards de paiement.

La gestion des impayés

Pour donner suite à l’éclaircissement apporté ci-dessus, on peut donc définir la gestion des impayés comme l’ensemble des démarches qui visent à inciter ou obliger un débiteur à solder sa dette, et ce, uniquement lorsque l’échéance de paiement est arrivée à son terme.

FAQ autour de la gestion de créances et de factures impayées

Pour mieux faire comprendre la gestion des impayés, répondons à quelques questions fréquemment posées.

Quelle est la procédure pour gérer les impayés ?

La gestion des impayés suit une procédure assez rigoureuse. Lorsqu’elle est vite enclenchée, elle permet généralement de régler la situation très rapidement. Néanmoins, il peut arriver dans certaines situations que les démarches prennent plus de temps.

La lettre de relance

Pour commencer, il faut prioriser la relation commerciale avec la rédaction d’une lettre de relance, notamment parce qu’on ne connaît pas toujours les causes qui se cachent derrière un retard de paiement. Il se peut par exemple que le client concerné traverse une période un peu sèche au niveau de sa trésorerie. De même, s’il s’agit d’une entreprise de bonne taille, l’ordre de paiement est peut-être en attente d’une validation. Généralement, ce sont ces problématiques qui rallongent la procédure, et ce, encore plus dans les structures cloisonnées.

Il s’agit donc d’envoyer dans un premier temps une lettre de relance, par email ou courrier. Dans celle-ci, il faut entre autres rappeler au client qu’il y a une facture, ou plusieurs, dont ce dernier doit encore s’acquitter. Si le client a seulement oublié de régler la somme due, la situation peut vite s’arranger. Cependant, si la première lettre demeure sans réponse au-delà d’une semaine, il est possible de procéder à l’envoi d’un second courrier de relance. Dès lors que celui-ci subit le même sort, le freelance est en droit de penser que son client est de mauvaise foi. De surcroît, le client peut aussi nier l’existence de toute dette, ce qui doit mener à la plus grande vigilance.

Lorsque le client ne solde toujours pas son impayé après deux lettres de relance, il est alors temps de lui envoyer un courrier de mise en demeure.

La lettre de mise en demeure

La lettre de mise en demeure vise à obliger le débiteur à s’acquitter du paiement de sa dette sous un certain délai, et à le prévenir qu’à défaut, des poursuites judiciaires pourront être enclenchées contre lui. C’est donc la dernière étape avant de faire appel à la justice. Il est évidemment conseillé de rédiger ce courrier en présence d’un avocat, car cela lui donne une véritable force contraignante et une crédibilité plus importante. La lettre de mise en demeure doit aussi comporter les termes du contrat, au même titre que toutes les preuves qui justifient la bonne réalisation et livraison de la prestation. L’ultime date de paiement doit enfin y être mentionnée.

Dans 90 % des cas, à ce stade de la procédure, le client s’acquitte de sa dette après avoir reçu une lettre de mise en demeure. Pour les 10 % restants, la suite dépend fortement des preuves apportées.

Les actions judiciaires à l’encontre du client

Lorsque les précédents moyens incitatifs ont échoué, il est toujours possible de recourir à la voie judiciaire pour contraindre le client à payer sa dette. On parle alors ici de procédures de recouvrement judiciaire des créances. Pour y parvenir, il faut faire saisir un juge, seul intervenant capable d’octroyer un titre exécutoire. C’est en effet ce document qui permet d’obliger un client à s’acquitter de sa dette.

De manière générale, on retrouve 3 types de procédures de recouvrement judiciaire : l’injonction de payer, le référé provision et l’assignation au fond.

Si le client n’obtempère toujours pas à ce stade, le recours à un huissier de justice reste la meilleure solution, puisque celui-ci est habilité à exécuter la décision prise par le juge.

Pourquoi se faire accompagner par des professionnels ?

Les impayés peuvent vite devenir de vraies sources d’angoisse pour les travailleurs indépendants. En effet, ces derniers sont très vulnérables, d’autant plus qu’ils peuvent ne pas avoir assez d’expériences ou de ressources pour y faire face. Au vu des conséquences que ces dettes peuvent avoir sur une activité, il peut être utile de recourir aux services d’un expert-comptable, car il saura apporter toute l’aide nécessaire sur le plan comptable, financier et juridique.

Il peut aussi faire jouer son expertise pour le recouvrement, l’encaissement, les renseignements commerciaux, ou encore l’assistance, tant commerciale que juridique. Ainsi, il permet de récupérer l’argent plus facilement et de se concentrer uniquement sur le fonctionnement de l’activité.

Quels sont les impacts des impayés sur la trésorerie ?

Un travailleur freelance qui génère une grande partie de son chiffre d’affaires grâce à un seul client est fortement menacé par le risque d’impayés. Dans ce type de situation, sa pérennité dépend évidemment de la santé financière de son client. Certains freelances peuvent ainsi se retrouver très rapidement dans des situations inconfortables, voire faire face à la faillite. Considérant l’augmentation des problèmes de paiements par chèques et d’interdits bancaires, de plus en plus de secteurs sont ainsi exposés.

Dans les cas les moins graves, une créance impacte transitoirement la gestion du business, obligeant le freelance à accroître son chiffre d’affaires pour combler le déficit. La portée de la compensation dépend non seulement du montant que le client n’est pas parvenu à régler, mais également du taux de la marge commerciale.

Comment prévenir les impayés ?

Plusieurs freelances subissent donc de plein fouet les impayés et les retards de paiement de leurs clients. Cependant, en prenant les mesures adéquates, la menace peut rapidement être écartée.

L’évaluation des risques

Pour réduire les impayés clients, il est conseillé de prendre des mesures préventives. Effectivement, un freelance ne doit pas se contenter d’accroître sa clientèle, mais il doit aussi s’assurer que cette dernière est solvable. C’est notamment en cela que l’on peut parler d’une évaluation des risques.

Par conséquent, il faut parfois faire preuve d’un certain égoïsme, en ne répondant pas aux sollicitations de tous les clients, surtout s’il y a le moindre doute. En essayant de satisfaire tout le monde et tous les budgets, un freelance peut potentiellement mener son activité dans des procédures de recouvrements longues et complexes.

Enfin, il faut aussi penser à instaurer un système de suivi solide et rigoureux, et ce, pour chaque client et prospect. Ce n’est qu’à la suite de toutes ces mesures qu’il devient possible de réduire significativement les risques d’impayés.

L’acompte

Avant toute mission à accomplir, il est impératif de réclamer un acompte au client. Le but de cette manœuvre est simple, puisqu’il s’agit de solliciter la trésorerie du freelance au minimum. En optant pour un l, il devient même possible de numériser la réclamation des acomptes lors de l’édition des factures et devis.

La bonne gestion des créances clients

Une défaillance de la trésorerie peut se traduire par une accumulation de créances clients, ce qui signifie alors que le recouvrement desdites créances n’est pas efficace. Financièrement, on peut mesurer ce phénomène par une comparaison entre le chiffre d’affaires et les sommes encaissées dans la trésorerie. Pour bien gérer cette crise, il est notamment possible de s’adresser aux plateformes B2B, qui aident les travailleurs autonomes à constituer leur trésorerie en quelques clics.

Exemple et mise en situation

M. Dupont, photographe free-lance, s’aperçoit le 25 juillet que l’un de ses clients lui doit toujours 2 000 €, alors même que la date d’échéance du 23 juillet est dépassée depuis 48 h. Ce dernier décide alors d’envoyer une lettre de relance, cordiale, mais ferme, qui ne sera malheureusement suivie d’aucune réponse. 15 jours plus tard, soit aux alentours du 8 août, M. Dupont envoie un nouveau courrier de relance, en exigeant cette fois un paiement dans les 48 h. Devant le ton plus contraignant de cette seconde lettre, le client de M. Dupont prend contact avec celui-ci pour mettre en place un échelonnement de sa dette.

De nombreux freelances ont ainsi vécu ce cas de figure. Il est donc important de respecter ces étapes, car elles peuvent permettre de régler une situation d’impayés à l’amiable.